Rejestr korespondencji, zwany również dziennikiem korespondencji lub księgą korespondencji, to dokument lub system służący do rejestrowania informacji dotyczących przychodzącej i wychodzącej korespondencji w organizacji lub instytucji. Jego celem jest śledzenie i dokumentowanie komunikacji pisemnej lub elektronicznej, która odbywa się między organizacją a jej interesariuszami.
Rejestr korespondencji zawiera zwykle następujące informacje:
- Data i godzina: Data i czas wysłania lub otrzymania korespondencji.
- Nadawca: Osoba, instytucja lub firma, która wysyła korespondencję.
- Adresat: Osoba, instytucja lub firma, do której jest skierowana korespondencja.
- Sposób przekazu: Rodzaj korespondencji, np. list, e-mail, fax, kurier itp.
- Temat lub cel: Krótki opis tematu lub celu korespondencji.
- Numer referencyjny: Unikalny numer lub identyfikator przypisany do korespondencji w celu łatwiejszego śledzenia.
- Status: Informacja o stanie korespondencji, np. oczekująca, odpowiedziana, zamknięta itp.
- Treść lub krótkie podsumowanie: Istotne informacje dotyczące treści korespondencji.
- Przypisane zadania lub działania: Wskazanie przypisanych zadań lub działań wynikających z korespondencji.
Rejestr korespondencji jest ważnym narzędziem zarządzania przepływem informacji i komunikacją w organizacji. Pozwala na skuteczne monitorowanie korespondencji, zapewnienie odpowiednich odpowiedzi, śledzenie terminów i utrzymanie kompletnego zapisu historii komunikacji. Dzięki rejestracji korespondencji można również łatwo wyszukiwać informacje, analizować trendy i identyfikować związki między różnymi korespondencjami.
Wiele organizacji, zwłaszcza w sektorze publicznym i wrażliwych branżach, może być zobowiązanych prawnie do utrzymywania i przechowywania rejestrów korespondencji. Jednak nawet jeśli nie ma formalnego obowiązku, prowadzenie rejestrów korespondencji może być uważane za praktykę dobrej organizacji i zarządzania, która pomaga w efektywnym zarządzaniu komunikacją.