Czy wiesz, drogi pracodawco, co jest najbardziej demobilizującym zajęciem w Twoim przedsiębiorstwie? Najczęściej jest to potrzeba pracy z dużą ilością dokumentów, które obowiązują skomplikowane procedury. Poradź sobie z tą trudnością już dziś. Elektroniczne archiwum dokumentów czy opłaca się wdrożyć system do obiegu i archiwizacji dokumentów w firmie?
Inwestycja w system do obsługi archiwum
W każdej chwili na świecie przepływa ogromna ilość informacji. Na pewno i w Twojej korporacji można odnaleźć stery dokumentów, które trzeba uporządkować i zorganizować. Niestety w bałaganie bardzo trudno pracować efektywnie, a ogromna ilość papierów jest na pewno demotywująca. Potrzeba pracy z dużą ilością zbędnych informacji sprawia, że pracownicy szybciej się męczą, a organizacja dokumentów jest najmniej lubianym zajęciem w wielu korporacjach.
Czy wiesz, że z pomocą elektronicznego archiwum dokumentów możesz zwiększyć jakość pracy Twoich użytkowników? Wszystkie dokumenty w jednym miejscu sprawią, że pozbędziecie się bałaganu w informacjach. Raz na zawsze. Jest to doskonały sposób, aby zintensyfikować produktywność swoich użytkowników– po prostu pozwól im wykonywać swoje zadania, zamiast organizować dokumenty.
Archiwizacja danych a elektroniczny obieg dokumentów
Elektroniczne archiwum dokumentów aprobuje na katalogowanie szeregu różnych dokumentów – od typowych dokumentów tekstowych, poprzez obrazy, aż po skany. Wszystkie elementy mogą zostać trafnie podzielone, a prawa przypisane wybranym użytkownikom. Dzięki temu tylko użytkownicy odpowiedzialne za konkretne projekty będą miały dostęp do wszelkich informacji.
Archiwizacja dokumentów firmowych przy użyciu elektronicznego obiegu dokumentów
Komputery wywróciły do góry nogami robotę urzędową, naturalnie w pozytywnym tego zdania znaczeniu. Archiwa wyglądają zatem całkowicie inaczej niż jeszcze przed dwiema dekadami. Jeśli posiadamy stare dokumenty, które nie doczekały się rewolucji którą dokonały komputery, posiadamy szansę aby je zarchiwizować na pliki elektroniczne.
Jeszcze jakiś czas temu, nie do pomyślenia było magazynowanie przez firmy wielotomowych papierów na niewielkiej dyskietce, czy też płycie CD. Po rewolucji komputerowej, największe ilości dokumentacji firmowej są rejestrowane i gromadzone za pomocą niedużych plików komputerowych.
Archiwum dokumentów — Opłaca się!
Warto już dzisiaj sprawdzić jak sprawnie realizowany jest obieg dokumentów w formie elektronicznej i jak prosto można dokonać konwersji z papieru na nośnik elektroniczny. Zmiany jakie przyniosły komputery są ogromne. Na początku trudno nam było się oswoić z tymi nowoczesnymi urządzeniami. Jednak dzisiaj, nie potrafimy sobie wyobrazić życia, bez drukarek, skanerów, czy też komputerów przenośnych. Firmy realizujące archiwizację z papieru na postać elektroniczną to zacna opcja dla wielu biur.
Istnieją bowiem specjalne systemy oraz przedsiębiorstwa, które proponują takie usługi jak archiwizacja dokumentów. Dzięki specjalnym skanerom, treść dokumentów papierowych pozostanie transformowana w elektroniczny plik. Archiwum w postaci elektronicznej to szalenie wygodne rozwiązanie dla przedsiębiorstw. Przesyłania dokumentów w formie elektronicznej jest o wiele prostsze niż wysyłka ciężkich ksiąg z danymi pracowników i transakcji sprzed lat.